Πέμπτη, 10 Μαρτίου 2011

Οργάνωση ναυτιλιακής επιχείρησης και γραφειοκρατία

Οργάνωση ναυτιλιακής επιχείρησης και γραφειοκρατία. Στην πλειοψηφία τους οι ναυτιλιακές επιχειρήσεις οργανώνονται με βάση τα τμήματα (departments) που εξειδικεύονται στα επιχειρησιακά τους καθήκοντα.
Η πλέον τυπική τέτοια οργάνωση περιλαμβάνει μεταξύ άλλων τα τμήματα : διαχείρησης ανθρώπινου δυναμικού, λογιστήριο, χρηματοοικονομικό, τεχνικό , operations, προμηθειών, safety and quality και freight and collection.

Ο διευθυντής του κάθε τμήματος είναι και ο επικεφαλής και αναφέρεται απευθείας (συνήθως) στο management της ναυτιλιακής εταιρίας . Ο διευθυντής είναι επίσης υπέυθυνος για την εκπαίδευση, οργάνωση και συνολική λειτουργία των υφισταμένων του (την ομάδα του). Είναι υπεύθυνος να καθορίζει γραμμή και φιλοσοφία στο τμήμα του ανάλογα με την στρατηγική της επιχείρησης αλλά και την δική του προσωπικότητα.

Ο παραπάνω τρόπος οργάνωσης είναι λίγος ως πολύ τυπικός και ίσως αναγκαίος για τις ελληνικές επιχειρήσεις του χώρου όπου το rotation είναι άγνωστη λέξη. Σημειώνω εδώ πως το rotation στο Ownership/Shipmanagement το θεωρώ μη αποδοτικό , όσο και άν εφαρμόζεται κατά συρροή σε μεγάλες και μικρές εταιρίες του εξωτερικού. Εκεί οι συνθήκες το επιβάλλουν αναμφισβήτητα ώς μέσο ανάδειξης ταλέντων, κάλυψης κενών και προσπάθειας δημιουργίας Ναυτιλιακής Εταιρικής συνείδησης. Η άποψη μου δικαιολογείται κυρίως από τα παραδείγματα που μπόρώ να σκεφτώ , μέσα από τις προσωπικές μου εμπειρίες.



Η οργάνωση αυτή άν και μπορεί να πάρει πολλές μορφές ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησης, δέν διαφέρει σημαντικά από μιά ελληνική ναυτιλιακή εταιρία σε κάποια άλλη. Αυτό γιατί , οι ναυτιλιακές επιχειρήσεις είναι οικονομικοί οργανισμοί με συνήθως (άν όχι πάντα) μία μόνο δραστηριότητα -ένα κυρίως «προϊόν» (την οικονομική εκμετάλλευση του πλοίου-το πλοίο) .
Σε θεωρητικό επίπεδο και αν και εφόσον όλα δουλεύουν ρολόι επιτρέπει τόσο στο ανθρώπινο δυναμικό όσο και στα τμήματα να αναπτύξουν απόλυτη εξειδίκευση στον τομέα των αρμοδιοτήτων τους. Αυτό προφανώς μπορεί να κάνει τη λειτουργία της επιχείρησης εξαιρετικά αποδοτική εφόσον αναφερόμαστε σε έναν κλάδο όπου η λειτουργική δεξιότητα , οι εξειδικευμένες γνώσεις και η ειδική εμπειρία είναι μεγάλης σημασίας, ενώ και κάποιες παραγωγικές διαδικασίες είναι επαναληπτικής φύσης. Επίσης και πάντα σε θεωρητικό επίπεδο ο τρόπος αυτός οργάνωσης επιτρέπει τον κεντρικό έλεγχο της εταιρικής στρατηγικής και είναι αποτελεσματικός όταν η επιχείρηση επιβάλλει την ανάθεση συγκεκριμένων αρμοδιοτήτων σε συγκεκριμένα τμήματα.

Η Ανάγκη για αλλαγή Φιλοσοφίας
Στην πραγματικότητα τα πράγματα είναι διαφορετικά: Η τμηματική εξειδίκευση οδηγεί συνήθως σε τμήματα με τη δική τους προσωπικότητα, κάνοντας έτσι τον συνολικό συντονισμό τους συχνά δύσκολο εξαιτίας της α) έλλειψης χρόνου του management για έλεγχο αλλά και β) σωστής πληροφόρησης από τους διευθυντές προς τον κεντρικό έλεγχο (management/board of directors) της εταιρίας. Οι υπάλληλοι συσπειρώνονται γύρω από τις επιδιώξεις των τμημάτων τους, παρά της επιχείρησης ως ένα, και συχνά αναπτύσσουν τις δικές τους στρατηγικές και ενδιαφέρονται μόνο γι’ αυτές. Αναπτύσσουν την δική τους «φιλοσοφία» και δεν συμμετέχουν ή αφομοιώνουν την φιλοσοφία που η εταιρία θα ήθελε να έχουν. Συχνά – άν όχι καθημερινά- οδηγούμαστε σε αντιζηλίες και συγκρούσεις μεταξύ των διαφορετικών τμημάτων, ειδικά όταν υπάρχουν περιορισμένοι πόροι για διανομή (βλ. Budget).

Στην πλεοψηφία των περιπτώσεων αυτό δεν γίνεται άμεσα αντιληπτό από το management ή όταν γίνεται, παρουσιάζονται δυσκολίες να ελεγθεί η κατάσταση και να επαναπροσδιοριστεί το πλαίσιο λειτουργίας προς όφελος της επιχείρησης . Απαιτείται θάρρος , χρόνος , γνώσεις και ταλέντο. Πάνω από όλα απαιτείται διάθεση.

Στελέχη και διευθυντές με γνώσεις,ιδέες και εμπειρία αντιμετωπίζουν σημαντικές δυσκολίες στην προαγωγή,την εξέλιξη και την γενικότερη πρόοδό τους μιας και γίνεται μέσα από τμήματα. Το βασικότερο μειονέκτημα όμως του τρόπου αυτού οργάνωσης είναι ότι η συμπεριφορά των επι μέρους τμημάτων και η επιδίωξη της τμηματικής «εξειδίκευσης» και «βελτίωσης» -όπως επιβάλλεται από τους managers των τμημάτων- οδηγεί σε τμήματα-κουτιά και σε στελέχη με «ρομποτικές» συνήθειες, σε τμηματικές παρωπίδες και σε γραφειοκρατία καθώς και σε νοοτροπία που τις υποθάλπει/ενισχύει/διαιωνίζει.

Έτσι κάθε διαφορετική ιδέα αντιμετωπίζεται με σκεπτικισμό, φόβο και συνήθως με αρνητική διάθεση αφού … ξεβολεύει. Αναμφισβήτητα αυτό προκαλεί ατροφισμό και τελικά μαρασμό οποιουδήποτε επιχειρηματικού πνεύματος αλλά και πιθανής ατομικής διάθεσης για εξέλιξη και αλλαγή. Οι προτάσεις για βελτίωση απλώς δέν γίνονται ποτέ ή γίνονται σπάνια.

Η Πρόταση
Ο ανταγωνισμός στην παγκόσμια ναυτιλία επιβάλει οι ελληνικές εταιρίες να γίνουν πιο ευέλικτες , να αποκτήσουν τόλμη και γρήγορα αντανακλαστικά. Στοιχεία δηλαδή που σε άλλες εποχές τις ξεχώρισαν ανάμεσα σε χιλιάδες άλλες επιχειρήσεις του χώρου.

Απαιτείται ένας διαφορετικός τρόπος οργάνωσης των τμημάτων που ΤΑΥΤΟΧΡΟΝΑ θα συνδυάζει τις ικανότητες, γνώσεις, εμπειρία, πληροφορία του καθένα από αυτά , για τον κοινό σκοπό . Ένας τρόπος οργάνωσης που αρχικά θα επιβάλλει την συνεργασία εώς την στιγμή που αυτή η ανάγκη θα είναι πλέον κομμάτι της φιλοσοφίας των στελεχών και θα θεωρείται απαραίτητη προυπόθεση για την προσωπική και εταιρική πρόοδο (χτίσιμο νοοτροπίας).

Άν αυτός ο τρόπος δεν μπορεί να εφαρμοστεί λόγω ατολμίας,πρακτικών προβλημάτων ή και μικροσυμφερόντων (που σίγουρα δέν είναι συμφέροντα της εταιρίας) , ο βασικός τρόπος αντιμετώπισης του προβλήματος απομένει να είναι είναι η περισσότερη συνεργασία των τμημάτων μέσω ομάδων. Συνεργασία ουσιαστική και όχι τυπική διαδικασία . Συνεργασία που θα έχει οριοθετημένους στόχους και χρονοδιαγράμματα. Ομάδες συνεργασίας που θα έχουν όλοι την ίδια διάθεση και αντίληψη για το που θέλουν να φτάσουν εαυτούς και επιχείρηση, που θα δημιουργήσουν την φιλοσοφία των υπολοίπων με τις πράξεις και τα έργα τους και που θα προσπαθούν να καθορίσουν πολιτική , εταιρική και τμηματική. Αυτή φυσικά θα συμβαδίζει με τους στόχους, τις φιλοδοξίες και την στρατηγική της εταιρίας .

Χρήστος Λειβαδάς

Δεν υπάρχουν σχόλια:

Δημοσίευση σχολίου

Τα σχόλια σας είναι ελεύθερα